Outlook er mer enn bare en e-posttjeneste. Det er din personlige assistent for å holde deg organisert og spare tid. Hvis du bruker Office 365, har du enda flere verktøy til disposisjon. Her er syv smarte Outlook tips vi anbefaler for å maksimere produktiviteten din.
Cortana – din nye virtuelle assistent
Første smarte tips er å utnytte Cortana, din nye virtuelle assistent integrert i Outlook Mobile. Med funksjonen «Play Your Emails» kan du lytte til nye e-poster på farten, og bruke stemmen til å merke som ulest, flagge, slette og svare på meldinger. Cortana kan også hjelpe deg med å holde styr på endringer i hendelser og identifisere tidskonflikter i kalenderen din.
Bruk en Focused Inbox
En rotete innboks kan være overveldende, spesielt på mobilen din. Med Focused Inbox kan du lage to innbokser – Focused og Other – og enkelt bytte mellom dem. Outlook sorterer e-postene dine, flytter viktige meldinger til «Focused» og ting som søppelpost til «Other». Dette hjelper deg med å fokusere på det som virkelig betyr noe.
Del kalenderen din
Outlook lar deg dele kalenderen din med kollegaer eller venner, noe som kan være et effektivt verktøy for å spare tid og unngå dobbeltbooking. Du kan velge hva du vil dele, enten det er alle detaljer, bare titler og steder, eller bare når du er opptatt.
Utnytt Scheduling Assistant
Hvis du deler kalenderen din, kan du bruke Scheduling Assistant til å planlegge møter uten å sende frem og tilbake e-postmeldinger. Dette er et smart triks for Outlook-brukere som vil spare tid og krefter på koordinering.
Bruk @-tegnet for å få noens oppmerksomhet
Når du @-nevner noen i en e-postmelding, vil mottakeren se at de har blitt kalt inn i samtalen. Dette er en nyttig funksjon for å sikre at viktige meldinger blir lagt merke til.
Tilpass swipe-alternativene dine
Du kan være like besluttsom i innboksen din som på en datingapp. I Outlook Mobile Settings kan du tilordne Swipe Right eller Swipe Left til en rekke foretrukne handlinger som slette, merke som lest, flagge eller arkivere.
Bruk «do not disturb»
Det å hele tiden sjekke e-post kan være distraherende. Bruk «do not disturb»-funksjonen i Outlook for å fokusere på det som er viktig akkurat da. Du kan planlegge en fast «do not disturb»-periode hver ettermiddag for å hjelpe deg med å organisere og forberede deg til neste dag.
Disse syv smarte Outlook-tipsene er bare begynnelsen. Outlook tilbyr mange flere funksjoner og verktøy for å øke produktiviteten og effektiviteten din. Med litt prøving og feiling kan du finne det oppsettet som fungerer best for deg.
MicrosoftDronning Eufemias gate 73
194 Oslo
Vanlige spørsmål om smarte tips for bruk av Outlook i Office 365
1. Hvordan fungerer Cortana med Outlook?
Cortana er integrert i Outlook-mobil-appen med «Play Your Emails»-funksjonen. Når du har opprettet dette i Outlook, kan du lytte til nye e-postmeldinger på farten. Og du kan administrere dem også. Med bare stemmen, håndfri, kan du merke som ulest, flagge, slette og svare på meldinger.
2. Hvordan fungerer en «Focused Inbox»?
Du kan lage to innbokser – Focused og Other. Outlook sorterer e-postene dine for deg, flytter viktige meldinger til «Focused» og ting som søppelpost til “Other”. Du kan raskt reklassifisere meldinger ved å flytte dem fra en del av innboksen til den andre.
3. Hvordan deler jeg kalenderen min i Outlook?
Med delt kalendere i Outlook, går du inn i kalenderinnstillingene dine og velger personer du ønsker å dele med, slik som kolleger eller venner. Du kan fargekode forskjellige team og administrere tillatelser for å la folk du deler med, kun se, redigere, eller administrere kalenderen din.
4. Hva er fordelene med Scheduling Assistant?
Når du deler kalenderen din, kan du bruke Scheduling Assistant på mobil i stedet for å sende e-post frem og tilbake for å finne en tid å møtes. Opprett en hendelse på kalenderen din og legg til menneskene du ønsker å invitere. Deretter kan du bruke Scheduling Assistant time picker til å dra og slippe til en tid i kalenderen som blir grønn.
5. Hvordan får jeg noens oppmerksomhet i en e-postmelding?
Du kan gjøre nettopp dette med Outlook’s @ nevner. Når du @Jane i en e-postmelding, vil mottakeren se at de har blitt kalt inn i samtalen.
6. Hvordan kan jeg tilpasse sveipealternativene mine?
Åpne Outlook mobilinnstillinger og velg Sveipealternativer. Du kan tilordne Sveip til høyre eller venstre til en rekke foretrukne handlinger:
7. Hvordan bruker jeg «ikke forstyrr» -funksjonen?
Uavbrutt å sjekke e-post kan gjøre oss litt som laboratorierotter. Sørg for at du fokuserer på det som er viktig i øyeblikket ved hjelp av ikke forstyrre-funksjonen i Outlook. Ved å slå av varsler fra apper, kan du rette oppmerksomheten din mot det møtet eller rapporten du trenger å fullføre.
