Introduksjon
Microsoft Office 365 er et kraftverktøy for bedrifter og enkeltpersoner som liker å få ting gjort på en effektiv måte. Hjertet av Office 365, Outlook, er mer enn bare en e-postklient. Med de rette tipsene kan det blir en kraftig administrasjon av tiden din, ditt prosjektsamarbeid og mer. La oss dykke inn i noen smarte Outlook-tips for å optimalisere produktiviteten din.
1. Cortana – Din personlige assistent integrert i Outlook
Første på listen vår er integrasjonen av Microsoft’s produktivitetsassistent, Cortana, i Outlook. Cortana gir deg muligheten til å håndtere e-postene dine på farten. Dette vil spare tid, øke effektiviteten og bringe en helt ny dimensjon til hvordan du administrerer e-postene dine. En av de mest nyttige funksjonene er «Play Your Emails», der Cortana leser opp nye e-postmeldinger for deg. Du kan da takle disse e-postene hands-free, og gi kommandoer for å merke, slette eller svare på meldinger. Lær mer om smarte Outlook tips her.
2. Fokusert innboks
Uansett hvor mange e-poster du mottar daglig, en organisert innboks = et organisert sinn. Med en Fokusert innboks, kan du skille mellom «Viktige» og «Andre» e-poster. Outlook vil automatisk sortere e-postene for deg, og hjelper deg med å holde oversikt over viktige meldinger.
3. Del kalendere
En av de mest praktiske måtene å spare tid med Outlook er kalenderdeling. Du kan dele kalenderen din med kolleger eller venner, noe som gjør det enklere å planlegge møter, hendelser og prosjekter. Du kan også tilpasse detaljnivået du deler, fra bare arrangører og steder, til full informasjon.
4. Benytt deg av Planleggingsassistenten
Når du har delt kalenderen din, kommer Outlooks Planleggingsassistent inn. Den lar deg forenkle prosessen med å finne den beste tiden for et møte uten langvarig e-postkorrespondanse.
5. Nevn noen for å få oppmerksomheten deres
Du kan nå nevne noen i en e-post for å sørge for at de ser meldingen din. Dette er spesielt nyttig i store tråder der viktig informasjon lett kan gå tapt.
6. Tilpass swipe-alternativene dine
Outlook gir deg muligheten til å tilpasse sveipevalg. Du kan tilordne forskjellige handlinger for både høyre og venstre sveip, inkludert sletting, merking som lest/u-leet, flagging og arkivering. Denne tilpasningen tillater rask og effektiv e-posthåndtering.
Sveipealternativene inkluderer:
- Slett
- Marker som lest
- Marker som ulest
- Flagg
- Arkiver
7. Bruk «ikke forstyrr»
Den siste i vår liste av smarte Outlook-tips er funksjonen «Ikke forstyrr». Den hjelper deg med å fokusere på viktigere oppgaver ved å slå av e-postvarsler. Du kan planlegge en fast tid hver dag for å dempe varsler, eller starte en tidsbestemt «ikke forstyrr»-økt etter behov.
Ved å bruke disse smarte Outlook-tipsene, kan du håndtere Outlook som en proff, og oppnå en enklere arbeidsflyt på en rask og enkel måte. Vi håper våre tips vil hjelpe deg med bedre organisering og økt produktivitet med Outlook!
MicrosoftDronning Eufemias gate 73
194 Oslo
Ofte stilte spørsmål
Hvordan kan jeg bruke Cortana i Outlook?
Du kan bruke Cortana ved å sette opp «Play Your Emails» i din mobile Outlook. Cortana kan lese e-postene dine høyt og lar deg håndtere dem ved hjelp av stemmen din, noe som betyr at du kan merke e-poster som ulest, flagge, slette og svare på meldinger uten å måtte bruke hendene. Cortana kan også hjelpe deg å organisere kalenderen din ved å varsle deg om endringer i arrangementer og identifisere planlagte konflikter.
Hva er en Focused Inbox, og hvordan fungerer den?
En Focused Inbox lar deg hurtigvis skanne e-posten din for det du trenger. Den sorterer e-posten din for deg, flytter viktige meldinger til «Focused» og ting som spam til «Other». Du kan raskt reklassifisere meldinger ved å flytte dem fra en seksjon av innboksen til den andre. Dessuten blir Focused Inbox smartere jo mer du bruker den, da den lærer seg hvordan du sorterer e-postene dine, og hjelper deg med å fokusere på det som betyr noe.
Hvordan kan jeg dele kalenderen min i Outlook?
Med delte kalendere i Outlook, kan du velge personer du vil dele kalenderen din med, for eksempel kolleger eller venner. Du kan fargekode forskjellige team og administrere tillatelser slik at de du deler med bare kan se, endre, eller administrere kalenderen din (med delegat). Du kan også velge hvilke detaljer du vil dele – alt, bare titler og beliggenheter, eller bare når du er opptatt.
Hvordan bruker jeg Scheduling Assistant-funksjonen?
Når du deler kalenderen din, kan du bruke Scheduling Assistant på mobilen i stedet for å sende e-post frem og tilbake for å finne et tidspunkt å møtes. Du oppretter en hendelse på kalenderen din, legger til personene du vil invitere, og deretter kan du bruke Scheduling Assistant til å dra og slippe til en tid på kalenderen som vises grønn. Det betyr at alle er ledige.
Hvordan bruker jeg @mentions-funksjonen i Outlook?
Med @mentions i Outlook, kan du få noens oppmerksomhet på samme måte som hvis du var i samme rom som dem. Når du @mention en person i en e-postmelding, ser mottakeren at de er innkalt til samtalen. Når noen andre @mentions deg, viser innboksen din de relevante setningene rundt @mentionen din direkte i meldingens utdrag. Dette lar deg se hva du bør legge merke til ved første øyekast.
