Outlook er et kraftig verktøy, og med riktig bruk kan det hjelpe deg å bli mer produktiv og organisert i arbeidshverdagen. Her deler vi syv smarte tips for hvordan du kan bruke Outlook i Office 365 på en mer effektiv måte.
1. La Outlook «snakke» til deg
Har du noen gang tenkt på hvor praktisk det ville være om du kunne behandle e-postene dine uten å måtte røre en finger? Med Cortana, Microsofts produktivitetsassistent, er dette mulig. Cortana er integrert i Outlook mobile med funksjonen «Play Your Emails». Når du har konfigurert dette i Outlook, kan du lytte til nye e-poster på farten. Du kan også bruke stemmen din til å markere e-poster som uleste, flagge, slette og svare på meldinger.
Men, Cortana gjør mer enn bare å lese e-poster. Den kan hjelpe deg å holde orden i kalenderen din ved å informere deg om endringer i arrangementer og identifisere planleggingskonflikter. Dette er bare en av mange smarte Outlook tips tilgjengelig for å forbedre produktiviteten din.
2. Bruk en «Focused Inbox»
En rotete innboks kan være overveldende, spesielt på mobiltelefonen. Med en «Focused Inbox» kan du skape en mer organisert og håndterbar e-postopplevelse. Outlook sorterer e-posten din for deg, flytter viktige meldinger til «Fokusert» og ting som søppelpost til «Andre».
Egenskaper av Focused Inbox
- Du kan raskt omklassifisere meldinger ved å flytte dem fra ett område av innboksen til den andre.
- Du kan velge «Always Move to Focused» eller motsatt hvis du vil at kommunikasjon fra den avsenderen skal vises på et bestemt sted.
- Jo mer du bruker Focused Inbox-funksjonen, desto smartere blir den. Den legger merke til hvordan du sorterer posten din for bedre å klassifisere innkommende meldinger og hjelpe deg med å fokusere på det som betyr noe.
3. Del kalendrene dine
Ved å dele kalendere i Outlook, kan du spare tid og redusere ineffektivitet når du prøver å planlegge møter. Du kan gå inn i kalenderinnstillingene og velge personer du vil dele med, som kollegaer eller venner. Du kan også velge hva slags detaljer du deler, og velge mellom Alle, Kun titler og steder, eller Bare når jeg er opptatt.
4. Dra nytte av Scheduling Assistant
Når du deler kalenderen din, kan du bruke Scheduling Assistant for å enkelt finne en tid som passer for alle. Opprett en begivenhet i kalenderen din og legg til de personene du vil invitere. Med Scheduling Assistant kan du dra og slippe til en tid på kalenderen der alle er tilgjengelige.
5. Nevn noen for å få oppmerksomheten deres
Når du arbeider på kontoret ved siden av noen, kan du si «Hei, Jane!» for å få Jane til å se opp fra det hun holder på med. Du kan gjøre det samme fra telefonen med Outlooks @ nevner. Når du @Jane i en e-postmelding, vil mottakeren se at de har blitt trukket inn i samtalen.
6. Tilpass sveipealternativene dine
I Outlook kan du også være like bestemt med innboksen din. Åpne Outlook mobilinnstillinger og velg Sveipealternativer. Her kan du tilordne Sveip Høyre eller Sveip Venstre til flere foretrukne handlinger som Slett, Marker som lest, Marker som ulest, Flag, Arkiv.
7. Bruk «Ikke forstyrr»
Utallige sjekker av e-post kan være distraherende. Med «Ikke forstyrr»-funksjonen i Outlook kan du sikre at du fokuserer på det som er viktig i øyeblikket ved å slå av varsler fra apper, slik at du kan konsentrere deg om møtet eller rapporten du trenger å fullføre.
Du kan planlegge et fast «ikke forstyrr» hver ettermiddag før du drar for dagen. På denne måten kan en stille periode hjelpe deg med å bli organisert og klar for morgendagen. Eller, du kan starte en tidsbestemt «ikke forstyrr» økt som begynner umiddelbart etter behov.
Ved å benytte deg av disse tipsene, kan du optimalisere din Outlook-opplevelse og øke produktiviteten din. Så neste gang du åpner Outlook, husk disse effektive måtene å organisere Outlook på, og se hvor mye mer produktiv du kan være!
MicrosoftDronning Eufemias gate 73
194 Oslo
Ofte stilte spørsmål om smarte tips for bruk av Outlook i Office 365
1. Hvordan kan jeg bruke Cortana i Outlook?
Cortana er integrert i Outlook-mobil med spillene dine. Når du har satt dette opp i Outlook, kan du lytte til nye e-poster på farten. Du kan også administrere dem. Ved hjelp av bare stemmen din, håndfri, kan du ulest, flagge, slette og svare på meldinger. Cortana kan også hjelpe deg med å holde deg organisert ved å informere deg om endringer i arrangementer og identifisere tidsplan konflikter på kalenderen din.
2. Hva er en «Focused Inbox» og hvordan kan jeg bruke den på min telefon?
En Focused Inbox lar deg lage tilsvarende to innbokser – Focused and Other. Deretter kan du bytte mellom de to med en enkel glidebryter på toppen av innboksen din. Outlook sorterer e-posten din for deg, flytter viktige meldinger til «Fokusert» og ting som søppelpost til «Andre». Du kan raskt reklassifisere meldinger ved å flytte dem fra en del av innboksen til den andre.
3. Hvordan kan jeg dele kalendere i Outlook?
Med delt kalendere i Outlook, gå inn i kalenderinnstillingene dine og velg personer du vil dele med, for eksempel kolleger eller venner. Du kan fargekode forskjellige team og administrere tillatelser for å la personene du deler med bare se, redigere eller administrere kalenderen din.
4. Hvordan kan jeg dra nytte av Scheduling Assistant?
Når du deler kalendere dine, kan du bruke Scheduling Assistant i mobil i stedet for å sende e-post frem og tilbake for å komme med en tid for å møtes. Opprett en hendelse i kalenderen din og legg til personene du vil invitere. Deretter kan du bruke Scheduling Assistant-tidspikeren til å dra og slippe til en tid på kalenderen som blir grønn. Det betyr at alle er tilgjengelige. Bestill det!
5. Hvordan kan jeg skreddersy sveipealternativene mine i Outlook?
Åpne Outlook mobilinnstillinger og velg Swipe Options. Du kan tilordne Swipe Right eller Swipe Left til en rekke foretrukne handlinger: Slett, Merk som lest, Merk som ulest, Flag, Arkivér.
6. Hvordan bruker jeg «do not disturb» funksjonen i Outlook?
Ved hjelp av «do not disturb» funksjonen i Outlook kan du slå av varsler fra applikasjoner, slik at du kan fokusere på det som er viktig på det aktuelle tidspunktet. Du kan planlegge en fast «do not disturb» periode hver ettermiddag før du går for dagen. Dette gir deg en rolig periode der du kan organisere deg og forberede deg på neste dag. Eller, du kan starte en tidsbestemt «do not disturb» økt som begynner med en gang etter behov.
